Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації icon

Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації



НазваІнструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації
Сторінка1/6
Дата конвертації19.05.2012
Розмір1.24 Mb.
ТипДокументи
джерело
  1   2   3   4   5   6


ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

районної держаної адміністрації

28.02.2012 № 79


ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації



I. Загальні положення

  1. Ця Інструкція встановлює загальні положення та вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Підгаєцькій районній державній адміністрації (далі - адміністрація), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

  2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві адміністрації, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

  3. Апарат та структурні підрозділи адміністрації організовують діловодство відповідно до цієї Інструкції та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в апараті, структурних підрозділах адміністрації повинні відповідати вимогам інструкції адміністрації.

  1. Відповідальність за організацію діловодства в адміністрації несе голова адміністрації.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови адміністрації згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів в апараті адміністрації відповідає заступник голови-керівник апарату, у структурних підрозділах адміністрації - їх керівники.

  1. Організація діловодства в адміністрації покладається на загальний відділ апарату адміністрації.

  2. Основним завданням загального відділу є встановлення в адміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах адміністрації. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі архіву апарату адміністрації (далі - архів адміністрації);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами адміністрації вимог власних інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті адміністрації та її структурних підрозділах;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах адміністрації;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в адміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в адміністрації;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду адміністрації та користування ним;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом адміністрації.

  1. Організація діловодства в структурних підрозділах адміністрації покладається на спеціально призначену для цього особу.



II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

  1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

  2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом адміністрації, положеннями про апарат, про структурні підрозділи адміністрації, розподілом обов’язків між головою та заступниками голови адміністрації, розпорядчими актами голови адміністрації і посадовими інструкціями.

  3. В адміністрації визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

  1. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, наказ, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

  2. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання адміністрацією покладених на неї завдань і функцій.

  3. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі - ДСТУ 4163-2003).

  1. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

  1. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів адміністрації.

  2. Адміністрація здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, складаються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

  1. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

  1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

  1. В апараті адміністрації використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа):

бланк розпорядження голови (додаток 3);

бланк доручення голови (додаток 4);

бланк наказу (додаток 5).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

  1. Структурні підрозділи адміністрації розробляють бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

  2. Для листування з постійними іноземними кореспондентами можна виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

  3. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності структурних підрозділів за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

  1. Види бланків, що використовуються в адміністрації, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених структурним підрозділом адміністрації за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються в апараті заступником голови-керівником апарату, у структурному підрозділі - його керівником, про що видається відповідний наказ.

  1. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

  1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники адміністрації оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ  4163-2003.

Зображення Державного Герба України

  1. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”.

Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 - міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Коди

  1. Код адміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

  1. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає заступник голови-керівник апарату адміністрації окремо щодо кожного виду документа.

Найменування адміністрації

29. Найменування адміністрації - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, структурного підрозділу адміністрації – у положенні про нього. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Довідкові дані про адміністрацію

30. Довідкові дані на бланку для листів містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків в органах державного казначейства, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.


Назва виду документа

31. Назва виду документа зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

32. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

  1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень -індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в адміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в адміністрації.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ. Наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів - 77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

  1. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

  1. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

  1. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Адресат

  1. Документи адресуються структурним підрозділам адміністрації, підприємствам, установам, організаціям, органам влади вищого рівня (далі - установам), конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

тЕРНОПІЛЬСЬКА ОБЛАСНА ТЕРНОПІЛЬСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНа АДМІНІСТРАЦІЯ


Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:






тЕРНОПІЛЬСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНа АДМІНІСТРАЦІЯ

Головне управління праці та соціального захисту населення

Начальникові управління

Прізвище, ініціали

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:




Голові Тернопільської обласної державної адміністрації

Хоптяну В.А.

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:




Структурним підрозділам районної державної адміністрації
  1   2   3   4   5   6



Схожі:

Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconПро затвердження Інструкції з діловодства в районній державній адміністрації
Затвердити Інструкцію з діловодства в районній державній адміністрації (далі – Інструкція), що додається
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови облдержадміністрації від 22 лютого 2012 року №55-р «Про затвердження Інструкції з діловодства у Миколаївській обласній державній адміністрації»: Затвердити Інструкцію з діловодства у Баштанській районній державній адміністрації (далі Інструкція),
Про затвердження Інструкції з діловодства у Баштанській районній державній адміністрації
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови райдержадміністрації від 16 березня 2012 р. №120 інструкція з діловодства в районній державній адміністрації I
Типової інструкції з діловодства, національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкції з діловодства в...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови обласної державної адміністрації від 13 лютого 2012р. №85-од «Про затвердження інструкції з діловодства в обласній державній адміністрації»,
Затвердити Інструкцію з діловодства в районній державній адміністрації (далі – Інструкція), що додається
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови Конотопської районної державної адміністрації 27. 02. 2012 №92 Інструкція з діловодства в Конотопській районній державній адміністрації I
Конотопській районній державній адміністрації (далі – адміністрація) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 21. 02. 2012 №65-од інструкція з діловодства в Монастириській районній державній адміністрації I
Монастириській районній державній адміністрації (далі адміністрація), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови Кролевецької районної державної адміністрації 01. 02. 2012 №53 Інструкція з діловодства в Кролевецькій районній державній адміністрації I
Кролевецькій районній державній адміністрації (далі – адміністрація) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 29. 02. 2012 №101 інструкція з діловодства в Борщівській районній державній адміністрації I
Борщівській районній державній адміністрації (далі адміністрація), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядженням голови районної державної адміністрації 23. 05. 2012 №177 інструкція з діловодства в районній державній адміністрації I
Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в районної державної адміністрації розроблені на...
Інструкція з діловодства в Підгаєцькій районній державній адміністрації iconРозпорядження голови Дрогобицької районної державної адміністрації 08. 06. 2012 №235 Інструкція з діловодства в районній державній адміністрації I
Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в апараті районної державної адміністрації розроблені...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©govuadocs.com.ua 2000-2014
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи