Про затвердження Інструкції з діловодства icon

Про затвердження Інструкції з діловодства



НазваПро затвердження Інструкції з діловодства
Сторінка11/21
Дата конвертації25.05.2012
Розмір1 Mb.
ТипДокументи
джерело
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   21
^

Документи про службові відрядження


  1. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи ДВС України.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи ДВС України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДВС України або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник. Вказана доповідна записка підлягає обов’язковому погодженню з керівником бухгалтерської служби.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 80 цієї Інструкції, передається Голові ДВС України або заступнику Голови ДВС України згідно розподілу функціональних повноважень як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 10).


  1. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Головою ДВС України, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби.

^

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу


  1. Документообіг ДВС України - це проходження документів в ДВС України з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в ДВС України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.


  1. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в ДВС України найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в ДВС України структурних підрозділів і робочих місць.


  1. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.



^

Облік обсягу документообігу


  1. Обсяг документообігу ДВС України - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в ДВС України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).




  1. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в ДВС України системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за ДВС України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву ДВС України для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.


  1. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 11).



^

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до ДВС України


  1. Доставка документів до ДВС України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).


  1. Усі документи, що надходять до ДВС України, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.


  1. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".




  1. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі чи окремих аркушів, або їх невідповідності, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження, тощо) документ реєструється складається акт у трьох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий залишається в службі діловодства, а третій зберігається разом із документом (додаток 12).


У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.


  1. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.




  1. Факт і дата надходження документа до ДВС України обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 77 цієї Інструкції.




  1. Електронні носії інформації обов'язково передаються до ДВС України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.




  1. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.



1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   21



Схожі:

Про затвердження Інструкції з діловодства iconПро затвердження Інструкції з діловодства в Шаргродському районному управлінні юстиції у На виконання
Затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №42/7 Про затвердження Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Вінницькій області На виконання
Затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №1-0 Про затвердження Інструкції з діловодства в Жмеринському міськрайонному управлінні юстиції Вінницької області На виконання
Затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №01 Про затвердження Інструкції з діловодства в Липовецькому районному управлінні юстиції Вінницькій області На виконання
Затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №02 Про затвердження Інструкції з діловодства в Ямпільському районному управлінні юстиції Вінницької області На виконання
Затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №12 Про затвердження Інструкції з діловодства в Іллінецькому районному управлінні юстиції
Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №69 Про затвердження Інструкції з діловодства в Чечельницькому районному управлінні юстиції Вінницької області На виконання
Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №9 од про затвердження Інструкції з діловодства в управлінні агропромислового розвитку Роменської районної державної адміністрації
Од «Про затвердження Інструкції з діловодства в Сумській обласній державній адміністрації» та Роменської районної державної адміністрації...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconЗміни до Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах
Пункт 17. 2 Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №162 Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах
Відповідно до частини п’ятої статті 147 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», з метою вдосконалення роботи з ведення судової...
Про затвердження Інструкції з діловодства iconНаказ №162 Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах
Відповідно до частини п’ятої статті 147 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», з метою вдосконалення роботи з ведення судової...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©govuadocs.com.ua 2000-2014
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи